Die meisten Meetings sind Zeitverschwendung!
Ein Meeting beginnt und die Führungskraft redet und redet … und redet.
60 Minuten später bleibt nur Frust. Keine Entscheidungen, kein produktiver Austausch, keine Energie. Dafür aber eine Stunde weniger Fokus, Motivation und Arbeitszeit.
Wenn du jetzt genickt hast, bist du nicht allein. In meinen Coachings höre ich diese Geschichten regelmäßig. Und immer wieder frage ich mich und meine Coachees: Wie konnte das passieren? Und warum passiert es immer wieder?
Der Monolog-Mythos
Viele Führungskräfte glauben, sie müssten in Meetings möglichst viel erklären. Sie möchten Orientierung geben, ihr Team abholen, Sicherheit schaffen. Die Absicht ist gut, doch das Ergebnis ist oft das Gegenteil.
Denn Meetings sind keine Vorträge.
Sie sind auch keine Bühne für Statusupdates oder einseitige Bekanntmachungen. Meetings sind – oder sollten sein – ein Raum für echten Austausch, für Beteiligung und gemeinsame Klarheit.
Wenn jedoch nur eine Person spricht und alle anderen schweigen (oder gedanklich längst woanders sind), wird das Potenzial des Teams verschenkt. Und damit Zeit und Geld.
Was wirklich passiert, wenn Meetings zur Einbahnstraße werden?
Lass uns kurz aufdröseln, was ein Meeting mit endlosem Monolog tatsächlich auslöst:
Verlust der Aufmerksamkeit: Spätestens nach 10 Minuten ohne Beteiligung steigen viele gedanklich aus. Wer nur zuhören „darf“, schaltet irgendwann ab.
- Demotivation: Wenn keine Rückfragen erwünscht sind, fühlen sich Teilnehmende nicht ernst genommen und ziehen sich zurück.
- Verlorene Entscheidungsqualität: Wer das Team nicht einbezieht, trifft Entscheidungen auf Basis von Teilwissen und riskiert Fehler oder Widerstand.
- Wachsende Frustration: Mitarbeitende erleben Meetings als Zeitverschwendung statt als Chance, gemeinsam etwas zu bewegen. Das wirkt sich direkt auf die Teamkultur aus.
Warum Klarheit nicht durch Reden, sondern durch Dialog entsteht
Es ist ein weitverbreiteter Irrtum: Viel reden = viel Klarheit.
In Wirklichkeit funktioniert das menschliche Gehirn anders. Informationen bleiben dann hängen, wenn sie aktiv verarbeitet werden. Wenn wir Fragen stellen dürfen und in Interaktion treten. Wenn wir uns einbringen können.
Klarheit entsteht nicht durch das Reden einer Person, sondern durch das gemeinsame Denken vieler.
Und genau deshalb wiederhole ich andauernd: Jede Führungskraft, die regelmäßig Meetings hält, sollte ein Präsentationstraining machen. Punkt. Nicht weil ich möchte, dass alle wie TED-Talker auftreten. Sondern weil Präsentationstraining bedeutet: sich bewusst machen, wie man spricht, für wen, mit welchem Ziel. Und wie man echte Beteiligung ermöglicht.
3 häufige Meeting-Fallen und wie du sie vermeidest
1. Der Endlos-Erklärer
Eine Führungskraft kommt ins Meeting, setzt an und redet 60 Minuten durch. Niemand traut sich, zu unterbrechen. Rückfragen werden auf „danach“ vertagt. Ergebnis: Informationsüberflutung.
Was hilft:
Statt alles erklären zu wollen, mit Fragen starten: „Was ist euch dazu wichtig zu wissen?“ oder „Welche Infos fehlen euch?“ So entsteht ein zielgerichteter Austausch.
2. Der Verkündigungsstil
Hier werden Entscheidungen verkündet, die längst gefallen sind, ohne Beteiligung. Die Message an das Team: „Ihr müsst nicht mitdenken, wir machen das für euch.“
Was hilft:
Dort, wo möglich, Beteiligung frühzeitig einholen. Auch bei schwierigen Themen: „Ich habe eine Entscheidung vorbereitet, aber ich möchte eure Perspektiven hören, bevor ich final entscheide.“
3. Die Struktur-Falle
Ohne klare Struktur wird jedes Meeting chaotisch. Themen springen hin und her, die Zeit reicht nicht, wichtige Punkte bleiben liegen oder werden endlos diskutiert.
Was hilft:
Ein klarer Ablaufplan, eine Zeitstruktur, ein Meetingziel. Und jemand, der moderiert, nicht „leitet“.
So sehen produktive Meetings aus
In meinen Trainings und Coachings arbeiten wir immer wieder daran, Meetings zu einem echten Arbeitsinstrument zu machen. Was zeichnet ein gutes Meeting aus?
- Kürze statt Länge. 30 Minuten reichen oft völlig aus, wenn die Zeit gut genutzt wird.
- Klarer Rahmen. Jeder weiß, worum es geht, was erwartet wird und was am Ende stehen soll.
- Aktive Beteiligung. Alle dürfen sprechen. Alle sollen denken. Alle sind eingeladen, beizutragen.
- Entscheidungen entstehen gemeinsam und nicht im stillen Kämmerlein.
- Ergebnisse werden festgehalten und nachverfolgt, damit aus Reden auch Handeln wird.
Führung heißt auch: Raum für Klarheit schaffen
Führung ist mehr als Entscheidungen treffen. Führung bedeutet auch, Räume zu gestalten, in denen Klarheit möglich wird. In denen Unsicherheiten angesprochen, Ideen geteilt, Konflikte benannt und Lösungen gemeinsam entwickelt werden können.
Meetings sind ein Tool für mehr Klarheit. Aber nur, wenn sie bewusst gestaltet werden.
Fazit: Meetings brauchen keine Redner, sondern Gestalter
Wenn du Führungskraft bist und regelmäßig Meetings gestaltest, dann frag dich:
- Redest du oder gestaltest du Raum für Austausch?
- Gibst du Input oder regst du Denken an?
- Schaffst du Klarheit oder vernebelst du sie mit zu vielen Worten?
Ein Präsentationstraining kann dir helfen, dich selbst besser zu steuern. Klarer zu sprechen. Schneller auf den Punkt zu kommen und dein Team wirklich einzuladen, mitzudenken.
Denn nur dann werden Meetings zu dem, was sie sein sollten: einem Ort für Verbindung, Klarheit und Fortschritt statt Zeitverschwendung.
